Die versteckten Kosten ineffizienter Meetings

Wie können wir unsere Arbeit so gestalten, dass sie nicht nur produktiv, sondern auch erfüllend ist?

Eine aktuelle Studie* beleuchtet die alarmierenden Auswirkungen von Arbeitsunterbrechungen und irrelevanten Meetings auf die Produktivität und das Wohlbefinden der Beschäftigten in Deutschland. In Österreich sind die Auswirkungen wahrscheinlich ähnlich.

Die Studie zeigt, dass deutsche Unternehmen jährlich 58,5 Milliarden Euro durch die Zeit verlieren, die das Gehirn benötigt, um nach einer Unterbrechung wieder fokussiert zu arbeiten. Beschäftigte werden im Schnitt alle vier Minuten unterbrochen, was bedeutet, dass sie kaum Zeit haben, tief in eine Aufgabe einzutauchen, bevor sie aus ihrer Konzentration gerissen werden.

Meetings: Ein zweischneidiges Schwert

Ein weiteres gravierendes Problem sind ineffiziente Meetings. Die Studie ergab, dass Beschäftigte 1,5 Tage pro Woche in Meetings verbringen, von denen 35 % als irrelevant eingeschätzt werden. Dies verursacht zusätzliche Kosten von 55,7 Milliarden Euro jährlich. Besonders Führungskräfte sind stark betroffen, da sie einen noch fragmentierteren Arbeitsalltag haben.

Kennst du das Gefühl, von einem Meeting zum nächsten zu hetzen und am Ende des Tages das Gefühl zu haben, nichts erreicht zu haben? Viele von uns kennen diesen Teufelskreis nur zu gut. Nichts wird wirklich zu Ende gebracht, die Zeit ist knapp, und oft kommt man nicht einmal wirklich zu Wort. Ein echter Austausch findet kaum statt.

„Meetings verkommen häufig zu reinen Faktenchecks, die oft effizienter per E-Mail erledigt werden könnten.“ – Raffaela Hofmann

Was möchtest du in einem Meeting erreichen?

Was soll am Ende dabei herauskommen?

Klar definierte Ergebnisse: Jedes Meeting sollte mit klaren, messbaren Zielen beginnen. Was soll konkret erreicht werden?
Effiziente Zeitnutzung: Meetings sollten nur so lange dauern, wie unbedingt nötig, und alle Teilnehmer sollten vorbereitet erscheinen.

Welchen Impact soll das Meeting haben?

Produktive Diskussionen: Nur relevante Themen sollten besprochen werden, um die Zeit der Teilnehmer zu respektieren und produktiv zu nutzen.
Nachhaltige Entscheidungen: Entscheidungen, die in Meetings getroffen werden, sollten klar dokumentiert und umgesetzt werden können.

Diese Fragen bleiben oft unbeantwortet

„Stattdessen wird eine Agenda aufgestellt, in die alles hineingeworfen wird, in der Hoffnung, dass sich schon etwas ergeben wird.“

Wie fühlst du dich nach euren Meetings?

Denkst du dir „Wow, da ist wirklich etwas weitergegangen“?
Oder denkst du eher „Um Himmels willen, was für eine Zeitverschwendung“?

Wenn Letzteres der Fall ist, dann ist es höchste Zeit, etwas zu ändern.

Effiziente und zielgerichtete Meetings gestalten

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen Meetings effizient und zielgerichtet gestaltet werden. Hier setzt unser Workshop „Boost your Meeting-Skills“ an.

Mit unserem Workshop bieten wir einen praxisnahen Ansatz, um Meetings nicht nur effizienter, sondern auch motivierender und sinnvoller zu gestalten.

Strukturierte Agenden: Wir zeigen dir, wie du klare und fokussierte Tagesordnungen erstellst, die sicherstellen, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden und unnötige Themen außen vor bleiben.
Effiziente Kommunikation: Erfahre, wie du eine produktive Kommunikationskultur etablierst, in der alle Teilnehmer zu Wort kommen und ihre Meinungen einbringen können, ohne dass die Meetings ausufern.
Motivierender Ansatz: Lerne Techniken kennen, die die Motivation und Zufriedenheit der Teilnehmer steigern, sodass Meetings nicht nur produktiv, sondern auch inspirierend sind.

Ein Tag mit spielerischer Leichtigkeit

Unser Workshop geht jedoch noch weiter: Wir bieten einen speziellen Tag, der mit spielerischer Leichtigkeit das Problem von ineffizientem Denken aufdeckt. An diesem Tag wird nicht nur am Meetingkonzept gearbeitet, sondern auch am Mindset der Teilnehmer.

Ziele dieses speziellen Tages:

Kreative Problemlösung: Übungen und Spiele, die helfen, eingefahrene Denkmuster zu durchbrechen und neue, innovative Lösungsansätze zu finden.
Teambuilding: Aktivitäten, die das Teamgefühl stärken und die Zusammenarbeit verbessern.
Persönliche Entwicklung: Methoden zur Selbstreflexion und zur Verbesserung der eigenen Effizienz und Arbeitsweise.

Melde dich jetzt an!

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Quelle: https://nextworkinnovation.com/wp-content/uploads/2023/12/NWI_Tagebuchstudie-Arbeitsunterbrechungen-und-Produktivitaet_131223.pdf